Wyobraź sobie taką scenę: świetna impreza, głośna muzyka, tłum na parkiecie – a pod ścianą kilka osób, które od godziny liczą minuty do końca. Nie dlatego, że są „nietowarzyskie”. Dlatego, że event zaprojektowano z myślą o jednym typie uczestnika: ekstrawertyku bez ograniczeń zdrowotnych, sensorycznych i dietetycznych. Problem w tym, że taki uczestnik to mniejszość. Event inkluzywny to wydarzenie zaprojektowane tak, żeby dobrze czuli się na nim wszyscy – i wbrew pozorom nie wymaga to podwojenia budżetu, tylko zmiany podejścia.
Po 25 latach organizowania imprez wiemy jedno: o udanym wydarzeniu nie świadczy to, jak bawiła się najgłośniejsza grupa, tylko to, czy ktokolwiek poczuł się na nim pominięty.
Kogo tak naprawdę dotyczy inkluzywność?
Większości z nas „dostępność” kojarzy się z podjazdem dla wózków. To ważne, ale to zaledwie początek listy. Na Twoim evencie niemal na pewno będą:
- osoby neuroróżnorodne – w spektrum autyzmu, z ADHD, z nadwrażliwością sensoryczną; szacuje się, że osoby neuroatypowe stanowią 15–20% populacji, czyli statystycznie co szósta osoba w Twoim zespole,
- introwertycy – dla których „przymusowa zabawa” w dużej grupie to wysiłek, nie odpoczynek,
- osoby z ograniczeniami ruchowymi – nie tylko na wózkach; także po kontuzjach, z problemami z kolanami czy kręgosłupem,
- osoby z wymaganiami dietetycznymi – alergie, dieta roślinna, wykluczenia religijne,
- rodzice małych dzieci i opiekunowie – z ograniczoną dyspozycyjnością czasową,
- osoby niepijące – z wyboru, ze względów zdrowotnych lub religijnych.
Gdy zsumujesz te grupy, okaże się, że „standardowy uczestnik” jest w mniejszości. Wydarzenie bez barier to po prostu wydarzenie zaprojektowane dla zespołu, jaki naprawdę masz – a nie dla wyobrażonego.
Neuroróżnorodność na evencie – temat, o którym branża dopiero się uczy
Neuroróżnorodność to naturalne zróżnicowanie sposobów, w jakie działają nasze mózgi. Dla części osób głośna muzyka, migające światła, tłum i brak przewidywalności to nie „atmosfera zabawy”, tylko realne przeciążenie. Co ważne – większość tych osób nigdy Ci o tym nie powie. Po prostu wyjdą wcześniej albo następnym razem znajdą wymówkę, żeby nie przyjść.
Dobre praktyki są zaskakująco proste:
- Cicha strefa – wydzielone, spokojniejsze miejsce z wygodnymi siedziskami, z dala od sceny i głośników. Kosztuje niewiele, a bywa najbardziej docenianym elementem eventu.
- Przewidywalny program – agenda wysłana przed wydarzeniem, z opisem atrakcji i zaznaczeniem, co jest obowiązkowe (najlepiej: nic), a co dobrowolne.
- Aktywności bez przymusu – zasada „challenge by choice”: każdy wybiera poziom zaangażowania, nikt nie jest wywoływany do tablicy.
- Kontrola bodźców – strefy o różnej głośności zamiast jednej ściany dźwięku na całym terenie.
Program, w którym każdy znajdzie coś dla siebie
Sekret inkluzywnego programu to różnorodność formatów, a nie obniżanie poprzeczki. Zamiast jednej atrakcji „dla wszystkich” – kilka równoległych stref o różnym charakterze:
- strefa adrenaliny – symulatory, tor przeszkód, konkurencje sportowe dla tych, którzy chcą się zmęczyć,
- strefa gier i strategii – planszówki w wersji gigant, szachy plenerowe, quizy zespołowe dla umysłów analitycznych,
- strefa warsztatowa – rękodzieło, kulinaria, barista – dla tych, którzy wolą tworzyć, niż rywalizować,
- strefa relaksu – leżaki, dobra kawa, spokojna muzyka – bo „nicnierobienie razem” to też integracja.
Przy ponad 150 atrakcjach w naszej bazie układamy takie programy na co dzień – i widzimy, że eventy strefowe angażują znacznie większy odsetek uczestników niż wydarzenia z jednym torem zabawy. Sporo zależy też od samego miejsca: teren płaski czy z przeszkodami, odległość stref od sceny, zaplecze sanitarne. Te dylematy rozkładamy na części we wpisie event w plenerze czy w obiekcie.
Jedzenie, logistyka, komunikacja – szczegóły, które robią różnicę
Catering: zbierz preferencje żywieniowe w formularzu zapisów i zadbaj, żeby opcje wege, bezglutenowe czy bez wieprzowiny były pełnoprawnymi daniami, a nie „sałatką dla wybrednych” na końcu bufetu. Oznacz alergeny czytelnie przy każdej stacji.
Dostępność fizyczna: sprawdź trasę od parkingu do każdej strefy – nie tylko „czy jest podjazd”, ale czy po deszczu da się przejechać wózkiem po trawie. Zaplanuj miejsca siedzące przy każdej atrakcji, nie tylko w strefie gastro.
Komunikacja przed eventem: wyślij uczestnikom praktyczne informacje: plan terenu, agendę, dress code, informację o cichej strefie i osobie kontaktowej. Dodaj w formularzu jedno otwarte pytanie: „Czy jest coś, co pomoże Ci w pełni skorzystać z wydarzenia?”. To jedno zdanie potrafi wyłapać potrzeby, o których nikt nie powiedziałby głośno.
Co zyskuje firma? Więcej, niż myślisz
Inkluzywność bywa traktowana jak „miły dodatek”, tymczasem to twarda inwestycja. Po pierwsze, frekwencja: event, na który ludzie chcą przyjść, integruje lepiej niż taki, na który „wypada”. Po drugie, employer branding: sposób, w jaki firma organizuje wydarzenia, mówi kandydatom więcej o kulturze organizacji niż niejedna zakładka „kariera”. Po trzecie, sygnał do zespołu: skoro firma pomyślała o różnych potrzebach na imprezie, pewnie myśli o nich także na co dzień.
Cele te warto spisać już na etapie zamawiania wydarzenia – jak to zrobić, podpowiadamy w poradniku o briefie eventowym.
Najczęstsze błędy przy organizacji eventu inkluzywnego
- Inkluzywność „na doczepkę” – jedna opcja wege i podjazd to nie strategia, tylko minimum.
- Przymusowe aktywności – wywoływanie na scenę, obowiązkowe karaoke, „wszyscy teraz tańczą”. Nic nie wyklucza szybciej.
- Brak informacji przed wydarzeniem – niepewność to największa bariera udziału dla wielu osób.
- Mylenie inkluzywności z nudą – event dla wszystkich nie znaczy event bez emocji; znaczy: emocje do wyboru.
Zaprojektujmy event, na którym nikt nie patrzy na zegarek
Inkluzywność to nie moda – to po prostu wyższy standard organizacji wydarzeń. Jeśli chcesz, żeby Twoja kolejna integracja była wydarzeniem, z którego każdy członek zespołu wyjdzie z poczuciem, że było ono także dla niego – zdaj się na Mistrzów. Podpowiemy, jak ułożyć strefy, program i komunikację. Napisz do nas – bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.