Chcesz zorganizować event firmowy i szukasz agencji eventowej? Zanim wyślesz zapytanie, przygotuj brief eventowy – dokument, który oszczędzi Ci tygodnie niezrozumień i pozwoli otrzymać oferty precyzyjnie dopasowane do Twoich potrzeb. W tym artykule pokazujemy, czym jest brief eventowy, co powinien zawierać i jak go napisać skutecznie.
Czym jest brief eventowy?
Brief eventowy to pisemne zestawienie założeń i wymagań dotyczących planowanego wydarzenia, które przekazujesz agencji eventowej lub innym dostawcom. To punkt startowy każdej współpracy – bez dobrego briefu agencja strzeluje w ciemno, a Ty otrzymujesz oferty, które nie odpowiadają na Twoje realne potrzeby.
Dobry brief eventowy skraca czas ofertowania z kilku tygodni do kilku dni i eliminuje rundę pytań, które i tak musiałbyś odpowiedzieć.
Co powinien zawierać brief eventowy?
1. Informacje o firmie i evencie
Zacznij od kontekstu, który pomoże agencji zrozumieć Twój świat:
- Nazwa firmy i branża
- Wielkość organizacji (liczba pracowników)
- Charakter zespołu (wiek, kultura organizacyjna, styl pracy)
- Poprzednie eventy – co działało, co nie
- Kanały komunikacji i wartości firmy
2. Cel i powód organizacji eventu
To najważniejsza część briefu. Agencja musi wiedzieć, po co organizujesz event:
- Integracja nowych pracowników po onboardingu?
- Nagroda za wyjątkowe wyniki?
- Zbudowanie relacji między działami?
- Celebracja jubileuszu lub sukcesów firmy?
- Motywacja przed trudnym okresem?
Wskazówka: im bardziej konkretny cel, tym lepszy scenariusz. „Chcemy poprawić komunikację między działem IT a obsługą klienta” to złoto dla agencji eventowej.
3. Termin i czas trwania
- Preferowany termin (lub kilka alternatywnych)
- Czas trwania eventu (2h, halfday, fullday, overnight)
- Ograniczenia czasowe (dzień roboczy, weekend, szczytowy sezon urlopowy)
- Deadline na decyzję i podpisanie umowy
4. Liczba uczestników
- Dokładna lub szacunkowa liczba
- Profil uczestników (tylko pracownicy? z partnerami? z dziećmi?)
- Czy uczestnicy dojeżdżają z jednego miejsca czy z różnych lokalizacji?
5. Lokalizacja i preferencje miejsca
- Preferowany region lub miasto
- Czy macie własne miejsce/obiekt do dyspozycji?
- Preferencje: plener / obiekt zamknięty / własny teren firmy
- Wymagania: parking, dostępność komunikacyjna, nocleg w pobliżu
Możliwe opcje obiektów opisujemy na tej podstronie miejsca eventowe.
6. Format i charakter eventu
- Formalny czy nieformalny?
- Sportowy, kreatywny, relaksacyjny czy edukacyjny?
- Aktywny czy pasywny (oglądamy vs. robimy)?
- Czy potrzebna jest część merytoryczna (szkolenie, konferencja)?
Przegląd formatów znajdziesz w artykule Rodzaje eventów firmowych.
7. Budżet
Podanie budżetu to najtrudniejszy punkt dla większości zleceniodawców. Wiele firm boi się, że agencja „wyczerpie” cały budżet. W rzeczywistości bez widełek budżetowych agencja nie może przygotować oferty – przygotowuje coś ogólnego lub zbyt drogiego.
Możesz podać:
- Dokładny budżet całkowity
- Przedział (np. 80 000–120 000 zł)
- Budżet na osobę (np. 400–600 zł/os)
Jak ustalić realistyczny budżet opisujemy w artykule Jak zaplanować budżet na event firmowy.
8. Wymagania i ograniczenia
- Kwestie dietetyczne uczestników (wegetarianie, alergie, wegan)
- Ograniczenia zdrowotne lub fizyczne (np. osoby z niepełnosprawnością)
- Brak alkoholu lub inne ograniczenia kulturowe
- Wymagania korporacyjne (polityka wydatkowa, przetarg)
9. Inspiracje i anty-inspiracje
Powiedz agencji co Ci się podoba (zdjęcia, opisy poprzednich eventów) i co absolutnie NIE pasuje do Twojej firmy. To oszczędza czas obu stron.
10. Dane kontaktowe i forma oferty
- Kto jest osobą decyzyjną?
- W jakiej formie oczekujesz oferty (PDF, prezentacja, spotkanie)?
- Kiedy musisz podjąć decyzję?
Wzór briefu eventowego – szablon do wypełnienia
BRIEF EVENTOWY
DANE PODSTAWOWE:
Firma: _______________
Kontakt: _______________
Termin eventu: _______________
Deadline oferty: _______________
EVENT:
Powód / cel: _______________
Format:
[ ] Piknik [ ] Fullday [ ] Overnight [ ] Gala [ ] Inne: ___
Liczba uczestników: ___
Profi osób:
[ ] Tylko pracownicy [ ] Z rodzinami [ ] Klienci/partnerzy
MIEJSCE:
Preferencja lokalizacji: _______________
Typ miejsca:
[ ] Plener [ ] Obiekt zamknięty [ ] Bez preferencji
Własny obiekt: [ ] Tak [ ] Nie
CHARAKTER:
Aktywność:
[ ] Sportowo-terenowy [ ] Kreatywny [ ] Relaks [ ] MixFormalność: [ ] Oficjalny [ ] Półformalny [ ] Nieformalny
BUDŻET:
Całkowity: ___ zł / Na osobę: ___ zł
WYMAGANIA SPECJALNE:
Diety: _______________
Ograniczenia: _______________
Inne: _______________
OCZEKIWANA FORMA OFERTY:
[ ] Dokument PDF [ ] Prezentacja [ ] Spotkanie [ ] Email
Najczęstsze błędy w briefach eventowych
Błąd 1: „Chcemy się zintegrować”
To nie jest cel – to intencja. Agencja potrzebuje konkretów. Co ma się zmienić po evencie?
Błąd 2: Brak budżetu
Agencja nie jest wróżką. Bez widełek nie może przygotować realnej oferty.
Błąd 3: Za późne wysłanie briefu
Brief wysłany na 3 tygodnie przed eventem to za późno dla wszystkiego co ciekawsze niż sala konferencyjna.
Błąd 4: Jeden brief do pięciu agencji jednocześnie
Masowe wysyłki generują oferty szablonowe. Jeśli chcesz jakościowych propozycji, wyślij brief do 2–3 starannie wybranych agencji.
Jak wybrać agencję na podstawie odpowiedzi na brief?
Po otrzymaniu ofert sprawdź:
- Czy agencja odpowiedziała na Twoje konkretne cele, czy wysłała standardową ofertę?
- Czy zadała pytania uzupełniające przed przysłaniem propozycji?
- Czy wycena jest transparentna i rozbita na pozycje?
- Czy agencja ma referencje i portfolio z podobnych eventów?
O tym jak wybrać agencję eventową piszemy szerzej w artykule Jak wybrać firmę eventową, która naprawdę dowozi.
Gotowy do wysłania briefu? Napisz do nas – odpowiemy w 24 godziny z pierwszymi pytaniami i bezpłatną wyceną wstępną.