Oferta zaakceptowana, koncepcja się podoba, termin zarezerwowany. Zostaje formalność, czyli umowa. Wiele firm traktuje ją jak papier do szybkiego podpisania, bo przecież „wszystko ustaliliśmy mailowo”. Problem pojawia się wtedy, gdy coś idzie nie po planie. Pada deszcz, liczba gości spada o jedną trzecią, zarząd przesuwa termin. Wtedy nagle okazuje się, że najważniejszych pytań nikt nie zapisał.
Dobra umowa z agencją eventową nie jest wyrazem braku zaufania. Jest mapą, która mówi obu stronom, co robić, gdy rzeczywistość rozjedzie się z planem. Uczciwa agencja sama o nią zadba, bo porządne zapisy chronią także ją.
Ten poradnik zakłada, że wykonawcę już wybrałeś. Jeśli dopiero porównujesz oferty, zajrzyj najpierw do tekstu o tym, jak wybrać firmę eventową, która naprawdę dowozi.
1. Szczegółowy zakres usług
To najważniejszy element całej umowy na organizację eventu. Ogólne sformułowanie „organizacja imprezy integracyjnej dla 120 osób” to za mało. Zakres najlepiej opisać w załączniku, który zawiera:
- scenariusz lub program wydarzenia,
- listę atrakcji z czasem ich działania i liczbą stanowisk,
- menu i formę serwowania,
- technikę sceniczną, nagłośnienie i oświetlenie,
- transport, noclegi i obsługę,
- to, czego zakres nie obejmuje.
Ostatni punkt jest równie ważny jak cała reszta. Jasne „tego nie ma w cenie” zapobiega sporom szybciej niż cokolwiek innego.
2. Termin, miejsce i godziny
Data, dokładny adres, godziny rozpoczęcia i zakończenia, a także czas montażu i demontażu. Dobrze wpisać też, ile kosztuje wydłużenie wydarzenia o każdą kolejną godzinę. Na udanej imprezie taki scenariusz zdarza się częściej, niż się wydaje.
3. Liczba uczestników i zasady jej zmiany
Wpisz planowaną liczbę gości oraz termin, do którego można ją zmniejszyć lub zwiększyć bez dodatkowych kosztów. Ustal też, jak zmiana liczby osób wpływa na cenę. Przy cateringu i noclegach różnica bywa znacząca.
4. Wynagrodzenie, zaliczka i harmonogram płatności
Cena netto i brutto, wysokość zaliczki na event, terminy kolejnych płatności i sposób rozliczenia końcowego. Sprawdź, czy cena obejmuje dojazdy, noclegi ekipy, nadgodziny obsługi i opłaty dodatkowe obiektu. Jeśli w wydarzeniu pojawia się alkohol, poproś o wyodrębnienie go na fakturze. Wydatki na alkohol nie są kosztem uzyskania przychodu, więc księgowość będzie wdzięczna.
5. Tryb akceptacji i zmian
Program zmienia się w trakcie przygotowań. To normalne. Umowa powinna określać, kto po stronie firmy może zatwierdzać zmiany, w jakiej formie, na przykład mailowo, i jak wyceniane są dodatkowe prace. Dzięki temu nie powstaje sytuacja, w której ktoś z działu zamówił dodatkową atrakcję, a faktura zaskakuje zarząd.
6. Anulacja i przesunięcie terminu
Warunki anulacji eventu to zapis, który najczęściej wraca w trudnych rozmowach. Zwykle opłata za rezygnację rośnie wraz ze zbliżaniem się terminu, bo agencja ponosi już koszty i blokuje datę dla innych klientów. Ustal jasno progi czasowe i wysokość opłat. Osobno zapisz możliwość przesunięcia terminu. Dla wielu firm to lepsze rozwiązanie niż całkowita anulacja.
7. Siła wyższa i pogoda
Zapis o sile wyższej obejmuje zdarzenia, na które żadna strona nie ma wpływu. Ale uwaga: deszcz w dniu pikniku zwykle siłą wyższą nie jest. Dlatego temat siła wyższa a event plenerowy trzeba doprecyzować. Najlepiej wpisać do umowy plan B na złą pogodę: kto podejmuje decyzję o jego uruchomieniu, do kiedy i ile to kosztuje, na przykład dodatkowy namiot czy przeniesienie części programu pod dach.
8. Odpowiedzialność i ubezpieczenie
Kto odpowiada za szkody wyrządzone uczestnikom, w obiekcie albo w sprzęcie? Czy agencja ma polisę OC i na jaką sumę? Kto zapewnia ubezpieczenie NNW uczestników przy atrakcjach dynamicznych? Ten temat szerzej opisujemy w artykule o bezpieczeństwie i ubezpieczeniu eventu firmowego. W umowie wystarczy jasny podział obowiązków i odniesienie do polis.
9. Podwykonawcy, dane osobowe i wizerunek
Agencja pracuje z podwykonawcami: cateringiem, techniką, artystami. Umowa powinna mówić, że to ona odpowiada przed Tobą za ich pracę. Jeśli agencja przetwarza dane uczestników, na przykład listę gości czy informacje o dietach, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ustal też, kto i na jakich zasadach może wykorzystać zdjęcia i nagrania z wydarzenia. To ważne zarówno dla firmy, jak i dla agencji, która chciałaby pokazać realizację w portfolio.
10. Reklamacje i odbiór
Jak zgłosić zastrzeżenia i w jakim terminie? Co się dzieje, gdy jakaś atrakcja nie dojechała albo działała krócej, niż zapisano? Dobrą praktyką jest krótkie podsumowanie po wydarzeniu, w którym obie strony potwierdzają realizację lub zgłaszają uwagi.
Umowa na organizację imprezy firmowej: czerwone flagi
Kilka sygnałów, przy których warto się zatrzymać:
- umowa bez załącznika z zakresem, tylko z ogólnym opisem usługi,
- pełna płatność z góry bez uzasadnienia,
- brak zapisów o anulacji albo zapisy działające tylko w jedną stronę,
- brak informacji o ubezpieczeniu, szczególnie przy atrakcjach dynamicznych,
- niechęć do doprecyzowania zapisów, bo profesjonalny partner nie ma problemu z pytaniami.
Dobra umowa na organizację imprezy firmowej jest zrozumiała dla osoby, która nie jest prawnikiem. Jeśli po lekturze nie wiesz, co się stanie w razie deszczu albo rezygnacji części gości, dopytaj, zanim podpiszesz.
Najczęstsze pytania o umowę z agencją eventową
Nie ma jednej stawki. Wysokość zaliczki zależy od skali wydarzenia, terminu i kosztów, które agencja musi ponieść z wyprzedzeniem, na przykład rezerwacji obiektu czy artystów. Najważniejsze, żeby w umowie było jasno zapisane, co zaliczka pokrywa i co się z nią dzieje w razie anulacji.
Przy małych, prostych zleceniach czasem tak. Przy wydarzeniu dla kilkudziesięciu czy kilkuset osób ustalenia rozproszone w wielu wiadomościach to za mało. Jeden dokument z załącznikami oszczędza wielu nieporozumień.
Najlepiej, żeby umowa wskazywała konkretną osobę po obu stronach i termin decyzji, na przykład dzień przed wydarzeniem o określonej godzinie. Wtedy nikt nie czeka do ostatniej chwili, a dostawcy wiedzą, na co się przygotować.
Tak i warto to robić przed podpisaniem umowy, a nie w momencie kryzysu. Częstym kompromisem jest możliwość bezkosztowego przesunięcia terminu w określonym czasie.
Zdaj się na Mistrzów
Przez ponad 25 lat przygotowaliśmy setki umów na wydarzenia i wiemy, które zapisy naprawdę mają znaczenie, gdy plan zderza się z rzeczywistością. Zakres, plan B, anulacja i odpowiedzialność są u nas opisane jasno, zanim ktokolwiek złoży podpis. Zobacz, jak organizujemy eventy dla firm, i napisz do nas. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Treść konkretnej umowy warto skonsultować z prawnikiem.