Scena znana z niejednej firmy: po udanym evencie marketing publikuje fotorelację na LinkedInie, a dwa dni później do HR trafia mail od pracownika z prośbą o usunięcie zdjęcia. Zaczyna się nerwowe sprawdzanie: mieliśmy zgodę? Jaką? Gdzie? Temat RODO na imprezie firmowej brzmi jak zmora, ale w praktyce sprowadza się do kilku zasad, które wystarczy raz dobrze ustawić – i można fotografować, publikować i wspominać bez stresu.
Jako agencja organizująca setki wydarzeń rocznie współpracujemy z fotografami i ekipami wideo na co dzień, więc temat znamy od podszewki – od strony praktycznej, nie akademickiej. Oto, co musisz wiedzieć.
Wizerunek to dana osobowa – i co z tego wynika
Zacznijmy od podstaw. Zdjęcie, na którym da się rozpoznać konkretną osobę, to jej dana osobowa w rozumieniu RODO. A skoro tak, to fotografowanie uczestników i publikowanie zdjęć jest przetwarzaniem danych – i potrzebuje podstawy prawnej. Do tego dochodzi drugi reżim prawny: art. 81 ustawy o prawie autorskim, który mówi, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej.
Brzmi groźnie? Spokojnie. Oba reżimy przewidują sensowne wyjątki i praktyczne rozwiązania. Kluczowe jest tylko jedno: trzeba je zaplanować przed eventem, a nie odtwarzać po fakcie.
Zgoda czy uzasadniony interes? Dwie drogi do legalnych zdjęć
W praktyce firmy opierają fotorelacje z eventów na jednej z dwóch podstaw:
Droga 1: zgoda. Najbezpieczniejsza i najczystsza sytuacja. Zgoda na wykorzystanie wizerunku musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i możliwa do wycofania. Co ważne – pracodawca nie może uzależniać udziału w evencie od jej podpisania, bo zgoda wymuszona nie jest dobrowolna. W praktyce zgodę zbiera się w formularzu zapisów na wydarzenie: osobny checkbox (nie łączony z niczym innym!), jasna informacja, gdzie zdjęcia mogą się pojawić (intranet, strona www, social media) i w jakim celu.
Droga 2: prawnie uzasadniony interes administratora. Firma może argumentować, że dokumentowanie własnych wydarzeń i budowanie wizerunku pracodawcy to jej uzasadniony interes. Ta droga bywa wykorzystywana przy zdjęciach sytuacyjnych i grupowych, ale wymaga tzw. testu równowagi i daje uczestnikom prawo sprzeciwu. Przy zdjęciach eksponujących konkretną osobę (portrety, zbliżenia) bezpieczniej wrócić do zgody.
Jest jeszcze trzecia furtka, z prawa autorskiego: zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości – tłumu, krajobrazu, publicznej imprezy. Szerokie ujęcie sali pełnej ludzi zwykle się w tym mieści; kadr, na którym bohaterem jest jedna roześmiana twarz – już nie.
Jak to ogarnąć w praktyce? Checklista przed eventem
- Zbierz zgody w formularzu zapisów. Osobny, nieobowiązkowy checkbox dotyczący wizerunku plus krótka informacja o celach i kanałach publikacji.
- Wykonaj obowiązek informacyjny. Uczestnicy muszą wiedzieć, kto jest administratorem danych, po co przetwarza wizerunek i jakie mają prawa. Klauzulę umieść w formularzu, mailu z agendą i – dobra praktyka – na tablicy przy wejściu na teren wydarzenia.
- Oznacz fotografa. Uczestnik powinien wiedzieć, że wydarzenie jest fotografowane. Informacja przy wejściu i słowo od konferansjera na otwarciu załatwiają sprawę elegancko.
- Stwórz strefę wolną od zdjęć albo system oznaczeń. Coraz popularniejsze rozwiązanie: kolorowe opaski lub smycze („zielona – możecie mnie fotografować, czerwona – wolę nie”). Fotograf widzi status z daleka, a osoby, które nie chcą być na zdjęciach, nie muszą nikomu niczego tłumaczyć.
- Podpisz umowę powierzenia z fotografem lub agencją. Zewnętrzny fotograf przetwarza dane osobowe (wizerunki) w imieniu firmy – potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych, określająca m.in. co się dzieje ze zdjęciami po realizacji.
- Ustal proces selekcji przed publikacją. Jedna osoba przegląda materiał przed publikacją i odrzuca kadry potencjalnie kłopotliwe – nieprzychylne ujęcia, sytuacje z alkoholem w tle, osoby z „czerwoną opaską”.
Zdjęcia z eventu a RODO w social mediach – na co uważać
Publikacja w mediach społecznościowych to najbardziej wrażliwy moment całego procesu, bo nad zdjęciem wrzuconym na Facebooka czy LinkedIna firma traci część kontroli. Kilka zasad ogranicza ryzyko: publikuj przede wszystkim kadry grupowe i sytuacyjne, unikaj podpisywania osób z imienia i nazwiska bez ich wiedzy, nie taguj pracowników na siłę. I najważniejsze: gdy ktoś poprosi o usunięcie zdjęcia – po prostu je usuń, szybko i bez dyskusji. Sprawny proces obsługi takich próśb jest wart więcej niż najlepiej napisana klauzula.
Pamiętaj też, że wycofanie zgody działa „od teraz” – nie unieważnia wcześniejszej publikacji, ale zobowiązuje do zaprzestania dalszego wykorzystywania materiału.
A co z wydarzeniami wewnętrznymi i galami?
Im bardziej oficjalny charakter wydarzenia, tym więcej materiału foto-wideo powstaje – i tym ważniejsze są procedury. Na dużych wydarzeniach wieczornych standardem staje się fotobudka (uczestnik sam decyduje, czy z niej korzysta – zgoda w praktyce) oraz osobne zasady dla materiału promocyjnego, np. aftermovie. Przy aftermovie warto uprzedzić uczestników już w zaproszeniu, że powstaje film do celów promocyjnych. Podobne zasady dotyczą wydarzeń konferencyjnych – więcej o ich organizacji piszemy w przewodniku po organizacji konferencji firmowej, a specyfikę uroczystych wieczorów omawiamy przy okazji organizacji gali firmowej.
Najczęstsze błędy, które widzimy na eventach
- Zgoda „przy okazji” – jeden checkbox obejmujący regulamin, RODO i zgodę na wizerunek naraz. Taka zgoda jest wadliwa.
- Zgoda po evencie – zbieranie podpisów, gdy zdjęcia już wiszą w sieci, to gaszenie pożaru, nie procedura.
- Brak umowy z fotografem – najczęstsze niedopatrzenie; wystarczy raz przygotować wzór umowy powierzenia i używać go przy każdym wydarzeniu.
- Publikowanie wszystkiego – fotorelacja nie musi mieć 400 zdjęć; 40 dobrze wyselekcjonowanych kadrów to lepszy marketing i mniejsze ryzyko.
Dobrze zorganizowany event to także porządek w papierach
Formalności nie muszą psuć zabawy – wystarczy, że ktoś o nich pomyśli zawczasu. Organizując wydarzenia z nami, dostajesz nie tylko atrakcje i scenariusz, ale też doświadczoną ekipę foto-wideo i podpowiedzi, jak ustawić zgody oraz komunikację z uczestnikami. Zdaj się na Mistrzów i zorganizuj event, po którym zostaną świetne zdjęcia – i żadnych nerwowych maili. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zasady przetwarzania danych w Twojej firmie skonsultuj z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.