Znasz ten obraz. Scena gotowa, światła ustawione, goście przy stolikach. Na mikrofon wychodzi osoba z działu HR z kartką w dłoni. Głos lekko drży, pierwszy żart nie wychodzi, a między punktami programu zapadają długie, niezręczne pauzy. Nikt nie ma do niej pretensji. Wszyscy wiedzą, że to nie jej zawód. Ale wieczór, który miał nabrać rozpędu, od pierwszych minut kuleje.
Właśnie w takich chwilach widać, ile robi dobry konferansjer na event firmowy. Jego pracę najłatwiej docenić wtedy, gdy jej brakuje. Kiedy wszystko idzie gładko, goście nawet nie zauważają, że ktoś przez cały wieczór pilnował rytmu, czasu i atmosfery.
Co właściwie robi prowadzący event?
Wiele osób myśli, że prowadzący event po prostu zapowiada kolejne punkty programu. To tylko wierzchołek góry lodowej. Dobry konferansjer:
- trzyma czas, pilnuje, żeby przemówienia się nie przeciągały, a kolacja nie zjadła połowy programu,
- łączy punkty programu w całość, więc zamiast serii osobnych wystąpień goście dostają spójną opowieść,
- buduje energię sali, bo wie, kiedy rozkręcić atmosferę, a kiedy dać ludziom chwilę oddechu,
- ratuje sytuacje awaryjne, gdy mikrofon przestaje działać, prelegent utknął w korku albo film się nie odtwarza,
- prowadzi interakcje, czyli konkursy, quizy, licytacje i rozmowy z gośćmi na scenie,
- dba o ludzi na scenie, przedstawia ich z szacunkiem, pomaga zestresowanym mówcom i poprawnie wymawia nazwiska.
Konferansjer, moderator czy wodzirej? Dopasuj rolę do wydarzenia
Nie każdy prowadzący sprawdzi się na każdym evencie. W praktyce wyróżniamy kilka ról:
| Rola | Gdzie się sprawdza | Czego od niego oczekiwać |
|---|---|---|
| Konferansjer konferencyjny | konferencje, kick-offy, premiery | precyzja, spokój, trzymanie agendy |
| Moderator | panele dyskusyjne, sesje pytań | przygotowanie merytoryczne, prowadzenie rozmowy |
| Prowadzący galę | gale, jubileusze, wręczanie nagród | elegancja, dykcja, klasa |
| Animator imprezy | integracje, pikniki, imprezy wieczorne | energia, humor, kontakt z ludźmi |
Moderator konferencji musi rozumieć temat na tyle, żeby zadać prelegentom dobre pytanie i pilnować dyskusji. Prowadzący galę odpowiada za uroczysty charakter wieczoru. Z kolei wodzirej na imprezę firmową kojarzy się czasem z weselnymi zabawami, które w firmowym gronie wypadają niezręcznie. Dobry animator eventów firmowych wie, gdzie jest granica. Angażuje ludzi, ale nikogo nie ośmiesza i do niczego nie zmusza.
Kiedy konferansjer na imprezę firmową się opłaca?
Nie każde spotkanie potrzebuje prowadzącego. Kameralna kolacja dla dwunastoosobowego działu świetnie obejdzie się bez niego. Są jednak sytuacje, w których konferansjer na imprezę firmową to jedna z najlepiej wydanych kwot w budżecie:
- Program ma kilka punktów. Przemówienia, nagrody, występ artysty, konkurs, część taneczna. Ktoś musi to połączyć.
- Na sali są goście zewnętrzni. Klienci i partnerzy oceniają firmę także po tym, jak wygląda wydarzenie.
- Wydarzenie ma uroczysty charakter. Gala, jubileusz, wręczenie nagród rocznych.
- Grupa jest duża. Przy kilkudziesięciu i więcej osobach utrzymanie uwagi sali wymaga doświadczenia.
- W programie są interakcje. Quizy, licytacje charytatywne, konkursy dla drużyn.
- Organizator chce być gospodarzem, a nie prowadzącym. Prezes czy dyrektor HR powinien witać gości i rozmawiać z nimi, a nie stać cały wieczór z mikrofonem.
Szczególnie dużo zależy od prowadzącego podczas uroczystych wieczorów. Jeśli planujesz takie wydarzenie, zajrzyj do poradnika o tym, jak zorganizować galę firmową. Konferansjer na galę to tam jedna z kluczowych decyzji.
Jak wybrać dobrego konferansjera?
Obejrzyj nagrania z prawdziwych wydarzeń. Profesjonalne showreele pokazują najlepsze momenty. Poproś o dłuższy fragment z eventu podobnego do Twojego, żeby zobaczyć, jak prowadzący radzi sobie w zwykłych, mniej efektownych chwilach.
Sprawdź doświadczenie w eventach firmowych. Świetny prowadzący wesel czy imprez plenerowych nie zawsze odnajdzie się na konferencji dla kadry zarządzającej. To inny język i inne wyczucie.
Porozmawiaj przed podpisaniem umowy. Krótka rozmowa online powie Ci więcej niż portfolio. Zwróć uwagę, czy konferansjer zadaje pytania o firmę, gości i cel wydarzenia. Jeśli od razu opowiada tylko o sobie, to sygnał ostrzegawczy.
Dopasuj styl do kultury firmy. W jednej organizacji sprawdzi się luźny humor, w innej elegancki i powściągliwy ton. Nie ma lepszego ani gorszego stylu. Jest tylko ten, który pasuje do Twoich gości.
Zapytaj o języki. Jeśli na sali będą goście z zagranicy, prowadzący dwujęzyczny oszczędzi tłumaczenia każdego zdania.
Brief dla konferansjera: co mu przekazać przed eventem
Nawet najlepszy prowadzący nie poprowadzi dobrze wydarzenia, o którym nic nie wie. Na tydzień lub dwa przed eventem przekaż mu:
- scenariusz minutowy z godzinami poszczególnych punktów,
- listę osób, które wyjdą na scenę, z funkcjami i poprawną wymową nazwisk,
- krótką informację o firmie, jej sukcesach w danym roku i ważnych wydarzeniach,
- tematy, których lepiej nie poruszać, na przykład restrukturyzację czy trudne sprawy z klientami,
- informację, jaki humor jest w porządku, a jaki nie,
- plan B na wypadek opóźnień, awarii techniki czy nieobecności mówcy.
Dobrze, żeby konferansjer był na miejscu przed gośćmi, przeszedł próbę mikrofonu i poznał osobę odpowiedzialną za technikę. Pięć minut rozmowy z realizatorem dźwięku oszczędza wiele nerwów w trakcie wieczoru.
Konferansjer na mniejszych imprezach
Prowadzący przydaje się nie tylko na galach. Na luźniejszych wydarzeniach potrafi zrobić z prostego pomysłu świetną zabawę. Przykład? Podczas imprezy andrzejkowej to on interpretuje kształty wosku, prowadzi quiz i rozkręca parkiet. Więcej takich pomysłów znajdziesz w artykule o tym, jak zorganizować andrzejki firmowe.
Najczęstsze błędy przy wyborze prowadzącego
- Wybór wyłącznie po cenie. Oszczędność na prowadzącym widać przez cały wieczór.
- Brak briefu. Prowadzący improwizuje, myli nazwiska i opowiada żarty nietrafione dla branży.
- Prowadzenie „po koleżeńsku”. Kolega z działu sprzedaży bywa duszą towarzystwa, ale trzy godziny na scenie to zupełnie inne zadanie.
- Mylenie ról. Animator wesel na konferencji albo sztywny moderator na pikniku to przepis na rozczarowanie.
Najczęstsze pytania o konferansjera na evencie
Doświadczeni prowadzący mają kalendarze zajęte na wiele tygodni do przodu, szczególnie w czerwcu, wrześniu i grudniu. Na galę czy duży event w sezonie warto zarezerwować konferansjera dwa do trzech miesięcy wcześniej. Poza sezonem zwykle wystarczy kilka tygodni.
Tak, wielu konferansjerów prowadzi wydarzenia po polsku i po angielsku. Warto jednak zaznaczyć to już na etapie zapytania, bo prowadzenie dwujęzyczne wymaga innego scenariusza i zwykle trwa dłużej.
Doświadczony prowadzący pomoże dopracować przebieg wieczoru i zaproponuje płynne przejścia między punktami. Szkielet programu, cele wydarzenia i informacje o firmie powinien jednak dostać od organizatora.
Zdaj się na Mistrzów
Pracujemy z prowadzącymi, których znamy z wielu realizacji, więc dobieramy ich do charakteru wydarzenia, a nie z przypadkowej listy. Konferansjer dostaje od nas pełny scenariusz, informacje o gościach i plan awaryjny. Dzięki temu Ty możesz spokojnie być gospodarzem swojego eventu. Zobacz, jak organizujemy eventy dla firm, i napisz do nas. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.