Dziesięć, dwadzieścia albo dwadzieścia pięć lat na rynku. Za tą liczbą stoją ludzie, którzy zostali w trudnych latach, klienci, którzy zaufali na starcie, i decyzje, które okazały się trafione. Sami działamy od 1999 roku, więc dobrze wiemy, ile znaczy okrągła rocznica. Jubileusz firmy to jednak coś więcej niż powód do świętowania. To jedna z niewielu okazji, kiedy firma może jednocześnie podziękować zespołowi, docenić klientów i opowiedzieć swoją historię tak, żeby zapadła w pamięć.
Problem w tym, że wiele jubileuszy wygląda identycznie. Elegancka sala, przemówienie prezesa, prezentacja z historią firmy, kolacja i zespół muzyczny. Poprawnie, ale bez emocji. A przecież rocznica to idealny moment, żeby pokazać, czym firma różni się od innych.
Dla kogo jest jubileusz? Zacznij od grupy docelowej
Pierwsze pytanie przy organizacji jubileuszu firmy nie dotyczy sali ani menu. Dotyczy tego, kogo chcesz zaprosić i co ma z tego wydarzenia wynieść.
- Pracownicy i ich rodziny. Dla nich jubileusz to podziękowanie i powód do dumy. Najlepiej sprawdzają się formaty luźne, rodzinne, z atrakcjami.
- Klienci i partnerzy biznesowi. Tu liczy się prestiż, relacje i opowieść o wiarygodności firmy. Pasuje elegancki wieczór albo ekskluzywne wydarzenie.
- Społeczność lokalna i media. Dzień otwarty, festyn albo akcja społeczna budują wizerunek firmy jako dobrego sąsiada.
Wiele firm łączy te światy, organizując dwa wydarzenia. Wieczorną galę dla klientów i partnerów oraz piknik rodzinny dla pracowników. Każda grupa dostaje wtedy format dopasowany do swoich oczekiwań.
Formaty obchodów rocznicy firmy
Gala jubileuszowa. Klasyka dla klientów i kadry zarządzającej. Scena, oprawa świetlna, prowadzący, występ artysty, wręczenie wyróżnień. Jak przygotować taki wieczór krok po kroku, opisujemy w poradniku o tym, jak zorganizować galę firmową.
Piknik lub festyn jubileuszowy. Świetny sposób, żeby zaprosić pracowników z rodzinami. Atrakcje dla dzieci i dorosłych, strefy gastronomiczne, koncert na zakończenie.
Dzień otwarty. Szczególnie dobry dla firm produkcyjnych. Zwiedzanie zakładu, pokazy, spotkania z pracownikami. Rodziny wreszcie widzą, gdzie pracują ich bliscy.
Wyjazd jubileuszowy. Dla zespołów, które chcą uczcić rocznicę razem, poza codziennym otoczeniem. Kilka dni z programem integracyjnym i uroczystą kolacją.
Rok jubileuszowy. Zamiast jednego wieczoru cały cykl działań. Jubileuszowe logo, kampania w mediach społecznościowych, seria wydarzeń, akcja społeczna. Rocznica firmy rozłożona na dwanaście miesięcy daje dużo więcej okazji do komunikacji niż jedna impreza.
Co powinno znaleźć się w programie?
- Historia opowiedziana ciekawie. Zamiast czterdziestominutowej prezentacji lepiej działa oś czasu na ścianie, krótki film z archiwalnymi zdjęciami albo wspomnienia pierwszych pracowników nagrane w formie wywiadów.
- Docenienie ludzi. Wyróżnienia za staż, podziękowania z imienia i nazwiska, nagrody dla osób, które budowały firmę od początku.
- Coś od firmy dla gości. Mocna atrakcja, koncert, pokaz albo niespodzianka, o której będzie się mówić.
- Spojrzenie w przyszłość. Krótko i na koniec. Kilka zdań o planach, a nie pełna strategia na pięć lat.
- Pamiątka. Księga jubileuszowa, spersonalizowany upominek, zdjęcie z fotobudki.
Pomysły na jubileusz firmy, które zostają w pamięci
Szukasz inspiracji? Oto pomysły na jubileusz firmy, które sprawdzają się w praktyce:
- Kapsuła czasu z listami pracowników, otwierana na kolejnym jubileuszu.
- Mozaika ze zdjęć zespołu, która układa się w logo firmy.
- Quiz o historii firmy z pytaniami, na które odpowiedzi znają tylko najstarsi stażem.
- Akcja społeczna na miarę rocznicy, na przykład 25 posadzonych drzew na 25 lat działalności.
- Muzyka z roku założenia firmy. Impreza w klimacie lat, w których wszystko się zaczęło.
- Powrót do korzeni. Wydarzenie w miejscu, w którym firma stawiała pierwsze kroki.
- Film jubileuszowy z życzeniami od klientów, partnerów i byłych pracowników.
Dobrze przemyślana impreza jubileuszowa to także świetny materiał do komunikacji zewnętrznej. Relacja, zdjęcia i film pracują potem na markę pracodawcy i wizerunek firmy przez wiele miesięcy.
Kiedy zacząć przygotowania do 25-lecia firmy?
Jubileusz to wydarzenie o dużej skali i dużym znaczeniu. Przygotowania do 25-lecia firmy czy innej okrągłej rocznicy najlepiej zacząć od sześciu do dwunastu miesięcy wcześniej. Szczególnie jeśli planujesz rok jubileuszowy, film, księgę pamiątkową albo występ znanego artysty. Szczegółowy rozkład zadań w czasie znajdziesz w naszym artykule harmonogram organizacji eventu.
W skrócie wygląda to tak. Od 9 do 12 miesięcy przed wydarzeniem zapadają decyzje o formacie, budżecie i terminie. Na pół roku przed wybierasz obiekt, agencję i artystów. Trzy miesiące wcześniej wysyłasz zaproszenia. W ostatnim miesiącu dopinasz szczegóły i przygotowujesz materiały.
Jak komunikować rocznicę firmy?
Jubileusz nie kończy się w dniu wydarzenia. Dobrze zaplanowana komunikacja sprawia, że rocznica firmy pracuje na wizerunek przez wiele tygodni przed obchodami i po nich.
- Przed wydarzeniem: zapowiedź w mediach społecznościowych, seria wpisów o historii firmy, sylwetki pracowników z najdłuższym stażem.
- W dniu wydarzenia: relacja na żywo, zdjęcia i krótkie nagrania z najważniejszych momentów.
- Po wydarzeniu: film jubileuszowy, podziękowania dla gości, artykuł na blogu i informacja prasowa do lokalnych mediów.
Warto przygotować też jubileuszowy znak graficzny i używać go we wszystkich materiałach: w stopce maili, na zaproszeniach, gadżetach i w social mediach. Taki spójny sygnał sprawia, że klienci i partnerzy zauważają rocznicę, nawet jeśli nie biorą udziału w samych obchodach. Pracownicy chętnie udostępniają takie treści, bo są dumni z firmy, w której pracują.
Budżet i rozliczenie
Jubileusz dla pracowników i jubileusz dla klientów to w oczach fiskusa dwie różne sprawy. Wydatki na integrację zespołu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Wydatki na podejmowanie kontrahentów są zwykle traktowane jako reprezentacja, której do kosztów zaliczyć nie można. Dlatego przy wydarzeniach łączonych warto rozdzielić koszty obu części i skonsultować to z księgowością jeszcze przed podpisaniem umów.
Najczęstsze błędy przy organizacji jubileuszu
- Zbyt oficjalnie i zbyt długo. Seria przemówień zabija atmosferę szybciej niż cokolwiek innego.
- Goście VIP ważniejsi od zespołu. Pracownicy, którzy zbudowali firmę, nie mogą czuć się jak dodatek do wydarzenia dla klientów.
- Start przygotowań na dwa miesiące przed rocznicą. Wtedy nie ma już czasu na film, księgę ani wymarzonego artystę.
- Brak komunikacji na zewnątrz. Jubileusz, o którym wie tylko sala pełna gości, to zmarnowana okazja wizerunkowa.
Zdaj się na Mistrzów
Okrągła rocznica zdarza się raz na kilka lat. Warto, żeby wydarzenie było jej godne. Jako Mistrzowie Imprez przygotujemy koncepcję jubileuszu dopasowaną do Twoich gości. Może to być uroczysta gala, piknik rodzinny albo cały rok jubileuszowy z serią wydarzeń. Zobacz, jak podchodzimy do jubileuszy i wydarzeń VIP, i napisz do nas. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.