Zdjęcia w ofercie wyglądają świetnie. Kryształowe żyrandole, przestronne wnętrze, eleganckie stoły. Problem pojawia się w dniu wydarzenia. Sala okazuje się za mała przy ustawieniu bankietowym, parking mieści dwadzieścia samochodów, a nagłośnienie w cenie to jeden głośnik i mikrofon, który pamięta lepsze czasy. Wybór miejsca to decyzja, której praktycznie nie da się później poprawić. Dlatego wiedza o tym, jak wybrać salę na event, oszczędza nerwy, pieniądze i reputację organizatora.
Zanim zaczniesz porównywać oferty, rozstrzygnij jedną kwestię: plener czy wnętrze. Obie opcje mają swoje zalety, a my rozkładamy je na czynniki pierwsze w artykule event w plenerze czy w obiekcie. Ten poradnik zakłada, że wybór padł na obiekt.
1. Pojemność liczona dla konkretnego ustawienia
Obiekt podaje, że sala mieści 300 osób. Tylko w jakim ustawieniu? Najczęściej chodzi o układ teatralny, czyli same krzesła w rzędach. Przy okrągłych stołach na kolację ta sama sala pomieści może połowę tej liczby. Orientacyjne przeliczniki wyglądają tak:
| Ustawienie | Zastosowanie | Orientacyjnie na osobę |
|---|---|---|
| Teatralne | konferencja, prezentacja | około 1 m² |
| Szkolne (stoły i krzesła) | szkolenie, warsztaty | około 1,5 do 2 m² |
| Bankietowe (okrągłe stoły) | kolacja, gala | około 1,5 do 2 m² |
| Koktajlowe (na stojąco) | networking, bankiet | około 1 m² |
Do tego dolicz przestrzeń na scenę, parkiet, stacje bufetowe, stanowisko techniczne i swobodne przejścia. Sala na event firmowy powinna mieć zapas, a nie być wypełniona co do metra. Zawsze poproś obiekt o rzut sali z rozmieszczeniem dla Twojej liczby gości.
2. Układ i funkcjonalność przestrzeni
Liczy się nie tylko metraż. Sprawdź, czy jest foyer na rejestrację i powitalną kawę. Czy w obiekcie są mniejsze sale na warsztaty albo spotkania w grupach. Czy strefa cateringowa jest oddzielona od sali głównej. Czy w sali nie stoją słupy zasłaniające scenę. Jaka jest wysokość sufitu, bo od niej zależy, czy zmieści się duży ekran LED i oświetlenie sceniczne.
3. Technika i media
Nagłośnienie, projektor lub ekran, mikrofony bezprzewodowe, internet o przepustowości wystarczającej dla uczestników i ewentualnej transmisji. Zapytaj też o moc przyłączy elektrycznych, możliwość zaciemnienia sali i to, czy wolno wnieść własną technikę. Niektóre obiekty wymagają obecności swojego technika, co jest dodatkowym kosztem. Przy konferencjach z transmisją online poproś o test łącza w sali, a nie tylko zapewnienie, że „internet jest”. Przepustowość deklarowana w ofercie często nie wystarcza, gdy z sieci korzysta jednocześnie kilkaset osób.
4. Catering: własny czy zewnętrzny
Wiele hoteli i restauracji pozwala wyłącznie na własną kuchnię. Inne dopuszczają zewnętrzny catering, ale pobierają opłatę za jego wniesienie. To potrafi zmienić cały budżet, więc zapytaj o to na samym początku. Jak dobrać formę serwowania i o co pytać firmę cateringową, opisujemy w poradniku catering na event firmowy.
5. Lokalizacja, dojazd i parking
Policz, ile czasu uczestnicy będą dojeżdżać. Sprawdź dojazd komunikacją miejską, liczbę miejsc parkingowych i to, czy pod obiekt podjedzie autokar. Przy wydarzeniach wieczornych i wyjazdowych ważne są noclegi w pobliżu.
Zastanów się też, skąd przyjadą goście. Obiekt pięknie położony za miastem może być świetnym wyborem na wydarzenie całodniowe. Na krótką konferencję w dzień roboczy lepiej sprawdzi się jednak sala blisko centrum lub dworca. Im dłuższy dojazd, tym więcej osób rezygnuje w ostatniej chwili.
6. Godziny i ograniczenia
Do której godziny można korzystać z sali? Czy obowiązuje cisza nocna? Ile kosztuje każda dodatkowa godzina? Czy montaż scenografii jest możliwy dzień wcześniej? Czy obiekt nie zakazuje konfetti, świec z otwartym ogniem albo przyklejania dekoracji do ścian? Te pozornie drobne zasady potrafią pokrzyżować całą koncepcję.
7. Dostępność i komfort
Winda, podjazdy, odpowiednia liczba toalet, sprawna klimatyzacja latem i ogrzewanie zimą. Zimą bardzo ważna jest szatnia. Dwustu gości w kurtkach bez miejsca na okrycia to chaos już przy wejściu. Przy wyborze obiektu na konferencję doceń dostęp do światła dziennego, bo w sali bez okien uczestnicy szybciej tracą koncentrację.
8. Akustyka
Duże, puste hale często mają silny pogłos. Mowa staje się niewyraźna, a muzyka męcząca. Podczas wizyty w obiekcie powiedz kilka zdań na środku sali i posłuchaj, jak brzmią. To najprostszy test akustyki.
9. Ukryte koszty sali
Cena z oferty to często dopiero początek. Ukryte koszty sali mogą obejmować:
- dodatkową opłatę za technika i sprzęt,
- sprzątanie po wydarzeniu,
- ochronę i obsługę szatni,
- parking dla gości,
- opłatę za wniesienie cateringu lub napojów,
- nadgodziny obsługi,
- minimalną kwotę wydatków na barze.
Poproś o pełny kosztorys ze wszystkimi pozycjami, zanim porównasz oferty. Dwie sale z podobną ceną bazową potrafią różnić się ostatecznie o kilkadziesiąt procent.
10. Warunki umowy
Wysokość zaliczki, zasady anulacji, termin na zmianę liczby gości, kary za przekroczenie godzin. I jeszcze jedno pytanie, które warto zadać: czy w tym samym czasie w obiekcie odbędzie się inne wydarzenie? Wesele za cienką ścianą potrafi skutecznie zagłuszyć firmową galę.
Wizja lokalna obiektu: o co zapytać na miejscu
Wizja lokalna obiektu to obowiązkowy punkt, nawet jeśli oferta wydaje się idealna. Kilka wskazówek:
- Odwiedź obiekt o tej samej porze dnia, na którą planujesz event. Światło i hałas z otoczenia zmieniają się w ciągu dnia.
- Zobacz nie tylko salę główną, ale też toalety, zaplecze kuchenne, wejście dla dostawców i parking.
- Zrób zdjęcia i zmierz kluczowe miejsca, na przykład wejścia, przez które ma przejechać scenografia.
- Zapytaj o osobę, która będzie opiekunem wydarzenia w dniu eventu.
- Poproś o kontakt do firm, które organizowały tam podobne wydarzenia.
Kiedy rezerwować salę na imprezę firmową?
Na grudniowe piątki i czerwcowe weekendy sala na imprezę firmową potrafi być zarezerwowana nawet z rocznym wyprzedzeniem. Duże konferencje i gale warto planować 6 do 12 miesięcy wcześniej. Mniejsze spotkania poza sezonem da się zorganizować w ciągu miesiąca lub dwóch, choć wybór jest wtedy mniejszy.
Najczęstsze błędy przy wyborze sali
- Decyzja na podstawie zdjęć. Bez wizyty w obiekcie nie zobaczysz zaplecza, parkingu ani słupów na środku sali.
- Pojemność „na styk”. Sala wypełniona do ostatniego krzesła jest duszna, głośna i niewygodna.
- Pominięcie ukrytych kosztów. Porównywanie samych cen bazowych prowadzi do niemiłych niespodzianek na fakturze.
- Zbyt późna rezerwacja. W sezonie najlepsze obiekty znikają jako pierwsze.
Zdaj się na Mistrzów
Znamy wiele obiektów od strony, której nie widać na zdjęciach: zaplecza, wjazdów, akustyki i realnej pojemności. Dysponujemy też własnymi terenami eventowymi. Dzięki temu zamiast wysyłać Ci listę sal, proponujemy miejsca, które naprawdę pasują do programu i liczby gości. Zobacz, jak organizujemy eventy dla firm, i napisz do nas. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.