Pierwszy dzień w nowej pracy. Laptop jeszcze nieskonfigurowany, hasła nie działają, a wszyscy dookoła są mili, ale bardzo zajęci. Lunch w samotności przy biurku, bo nikt nie pomyślał, żeby zaprosić nową osobę. Pod koniec tygodnia nowy pracownik zna procedury, ale nie zna ludzi. Tak wygląda pierwszy dzień w pracy w wielu firmach. I dlatego tak wiele osób już w pierwszych miesiącach zaczyna rozglądać się za czymś innym.
Integracja nowych pracowników to nie grzeczność ani miły dodatek do szkoleń. To inwestycja, która decyduje o tym, czy trudna i kosztowna rekrutacja w ogóle się zwróci.
Dlaczego pierwsze tygodnie są tak ważne?
W polskim prawie pracy umowa na okres próbny może trwać maksymalnie trzy miesiące. W tym czasie nie tylko firma ocenia pracownika. Pracownik równie uważnie ocenia firmę. Zastanawia się, czy dobrze trafił, czy pasuje do zespołu, czy chce tu zostać na dłużej.
Szkolenia uczą procedur, narzędzi i zasad. Ale to relacje sprawiają, że ktoś zostaje. Człowiek, który w pierwszym miesiącu poznał kilka życzliwych osób, ma do kogo zwrócić się z pytaniem, z kim zjeść lunch i komu opowiedzieć o pierwszym sukcesie. Taki pracownik znacznie rzadziej odchodzi po okresie próbnym.
A każde odejście to strata. Czas poświęcony na rekrutację, wdrożenie i szkolenia, zaangażowanie zespołu, który uczył nową osobę. Wszystko to trzeba powtórzyć od nowa.
Onboarding pracownika ma trzy warstwy
Dobry onboarding pracownika składa się z trzech równie ważnych części:
- Formalnej. Umowa, badania, szkolenie BHP, sprzęt, dostępy do systemów.
- Merytorycznej. Procesy, narzędzia, zakres obowiązków, cele na pierwsze miesiące.
- Relacyjnej. Ludzie, kultura firmy, nieformalne zasady, poczucie przynależności.
Większość firm dobrze radzi sobie z dwiema pierwszymi warstwami. Trzecią zostawia przypadkowi. A to właśnie ona najmocniej wpływa na adaptację nowego pracownika.
Pomysły na integrację w pierwszych tygodniach
Welcome day zamiast dnia z dokumentami. Pierwszy dzień może zacząć się od wspólnego śniadania z zespołem, a nie od stosu papierów. Welcome day to dzień powitalny: przedstawienie działów, spacer po firmie, spotkanie z kimś z zarządu, drobny upominek na biurku. Formalności i tak trzeba załatwić, ale nie muszą być pierwszym wrażeniem.
Opiekun spoza hierarchii. Doświadczony pracownik, który nie jest przełożonym nowej osoby, pełni rolę przewodnika. Pokazuje, gdzie jest kuchnia, kogo pytać o faktury, jak naprawdę działa firma. Opiekunowi łatwiej zadać pytanie, które przełożonemu wydaje się głupie.
Gra onboardingowa. Zamiast suchej prezentacji o firmie nowi pracownicy dostają zadania: znaleźć osobę z działu, który obsługuje kluczowego klienta, dowiedzieć się, kto pracuje w firmie najdłużej, zrobić zdjęcie z kimś z działu IT. Taka gra po biurze albo w formie gry miejskiej w okolicy siedziby łamie lody szybciej niż jakakolwiek prezentacja.
Losowane lunche. Raz w tygodniu nowa osoba idzie na lunch z kimś z innego działu. Proste, tanie i bardzo skuteczne.
Integracja kohortowa. W firmach, które zatrudniają wiele osób naraz, warto zorganizować wspólne wydarzenie dla wszystkich nowych z danego kwartału. Ludzie na tym samym etapie szybko nawiązują relacje, a sieć znajomości przenosi się potem na współpracę między działami.
Wspólny mały projekt. W pierwszym miesiącu nowa osoba pracuje nad drobnym zadaniem z ludźmi z różnych zespołów. Poznaje ich w działaniu, a nie tylko z imienia.
Nowy pracownik na firmowej imprezie
Duża integracja to świetna okazja, żeby poznać zespół. Dla nowej osoby bywa jednak stresująca. Wszyscy znają się od lat, mają wspólne żarty i wspomnienia, a ona stoi z boku ze szklanką wody. Kilka sposobów, żeby tego uniknąć:
- drużyny losowane, a nie tworzone z przyjaciół, żeby nowi trafili do mieszanych grup,
- zadania wymagające współpracy, przy których naturalnie się rozmawia,
- opiekun także na evencie, który przedstawi nową osobę kilku kolegom,
- lekkie przedstawienie nowych osób, bez stawiania ich na scenie przed dwustoma osobami z prośbą o powiedzenie czegoś o sobie.
Wdrożenie nowego pracownika w zespole zdalnym
W zespołach rozproszonych wdrożenie nowego pracownika jest jeszcze trudniejsze, bo znikają wszystkie przypadkowe okazje do rozmowy. Jeśli to możliwe, zaplanuj pierwszy tydzień na miejscu, razem z zespołem. Wyślij paczkę powitalną do domu, umów wirtualne kawy z kilkoma osobami, zaproś nową osobę na najbliższy zjazd firmowy. Więcej sposobów opisujemy w artykule o integracji zespołu zdalnego.
Integracja nowych nie musi kosztować fortuny
Większość pomysłów z tego artykułu kosztuje niewiele. Wspólne śniadanie, gra po biurze, losowane lunche, spotkanie kohortowe z pizzą i planszówkami. Jeśli firma organizuje większe wydarzenie powitalne, też da się to zrobić rozsądnie. Podpowiadamy, jak to zrobić, w tekście o organizacji eventu firmowego z małym budżetem.
Jak sprawdzić, czy onboarding działa?
- Krótka ankieta po 30, 60 i 90 dniach. Czy nowa osoba czuje się częścią zespołu? Czy ma kogo zapytać o pomoc?
- Rozmowa z opiekunem i przełożonym pod koniec okresu próbnego.
- Retencja. Ile osób zostaje w firmie po okresie próbnym i po roku.
Te trzy wskaźniki szybko pokazują, czy działania integracyjne przynoszą efekt, czy są tylko pozycją na liście zadań działu HR.
Rola przełożonego w adaptacji nowego pracownika
Nawet najlepszy program onboardingowy nie zastąpi zaangażowania bezpośredniego przełożonego. To on w dużej mierze decyduje, jak nowa osoba oceni firmę po pierwszych tygodniach. Kilka prostych nawyków robi ogromną różnicę:
- krótkie spotkanie pierwszego dnia, żeby omówić oczekiwania i plan na pierwszy miesiąc,
- cotygodniowa rozmowa w pierwszych tygodniach, nawet jeśli trwa tylko piętnaście minut,
- przedstawienie nowej osoby zespołowi i kluczowym współpracownikom z innych działów,
- docenienie pierwszych sukcesów, także tych drobnych.
Przełożony, który znajduje czas dla nowej osoby, wysyła jasny sygnał: jesteś tu ważny i zależy nam, żebyś został. To często działa mocniej niż najbardziej efektowny welcome day.
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu nowych osób
- Pierwszy dzień bez przygotowania. Brak sprzętu, dostępów i planu to sygnał, że nikt na nowego pracownika nie czekał.
- Wszystko naraz. Dwadzieścia szkoleń w pierwszym tygodniu i zero czasu na poznanie ludzi.
- Integracja tylko raz w roku. Osoba zatrudniona w lutym czeka do czerwcowego pikniku, żeby poznać resztę firmy.
- Brak informacji zwrotnej. Bez rozmowy po pierwszych tygodniach nie wiesz, co poszło dobrze, a co trzeba poprawić.
Zdaj się na Mistrzów
Przygotowujemy scenariusze integracyjne także dla nowych pracowników: gry onboardingowe, dni powitalne i wydarzenia dla całych grup osób zatrudnionych w danym okresie. Tak, żeby pierwsze tygodnie w firmie były początkiem relacji, a nie samotnym czytaniem procedur. Zobacz, jak organizujemy imprezy integracyjne, i napisz do nas. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.