Każdy organizator ma swoją historię o rzeczy, o której nikt nie pomyślał. Szatnia w lutym, do której ustawiła się kolejka na czterdzieści minut. Mikrofon bez zapasowych baterii. Autokar zamówiony na złą godzinę. Wegańskie danie, które ktoś zjadł, zanim dotarła osoba, dla której było przygotowane. Żadna z tych wpadek nie wynika z braku kompetencji. Wynika z tego, że przy wydarzeniu trzeba dopilnować kilkuset drobiazgów naraz.
Dlatego najlepsi organizatorzy nie polegają na pamięci. Pracują z listą. Jeśli zastanawiasz się, o czym pamiętać, organizując event, zacznij od tej checklisty organizacji eventu. Możesz ją skopiować, dopasować do swojego wydarzenia i odhaczać punkt po punkcie.
Ta lista odpowiada na pytanie „co”. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi na pytanie „kiedy”, zajrzyj do artykułu harmonogram organizacji eventu, w którym rozpisaliśmy zadania na kolejne miesiące i tygodnie.
Cel, budżet i decyzje
Zanim zarezerwujesz cokolwiek, ustal fundamenty. Bez nich każda kolejna decyzja będzie zgadywaniem.
- ☐ cel wydarzenia zapisany jednym lub dwoma zdaniami
- ☐ grupa uczestników i szacowana liczba osób
- ☐ zatwierdzony budżet z rezerwą na nieprzewidziane wydatki
- ☐ osoba decyzyjna po stronie firmy
- ☐ brief dla organizatora lub agencji
Termin i miejsce
- ☐ termin sprawdzony pod kątem urlopów, ferii i długich weekendów
- ☐ obiekt z pojemnością liczoną dla właściwego ustawienia
- ☐ wizja lokalna: sala, toalety, zaplecze, parking, wjazd dla dostawców
- ☐ godziny dostępu, cisza nocna, możliwość montażu dzień wcześniej
- ☐ zasady dotyczące cateringu zewnętrznego i dekoracji
- ☐ plan B na złą pogodę przy wydarzeniu plenerowym
Program i atrakcje
- ☐ scenariusz dnia z godzinami poszczególnych punktów
- ☐ atrakcje dopasowane do liczby uczestników i ich przepustowości
- ☐ aktywności dla osób, które nie chcą uczestniczyć w rywalizacji
- ☐ prowadzący lub konferansjer z pełnym briefem
- ☐ artyści, DJ lub zespół muzyczny z potwierdzonymi godzinami
- ☐ nagrody i dyplomy, jeśli w programie są konkursy
Technika
- ☐ nagłośnienie i mikrofony, także zapasowe
- ☐ ekran lub projektor, przejściówki, pilot do prezentacji
- ☐ oświetlenie sceny i terenu po zmroku
- ☐ internet o odpowiedniej przepustowości
- ☐ zasilanie dla sceny, cateringu i atrakcji
- ☐ próba techniczna przed przyjazdem gości
Catering i napoje
- ☐ forma serwowania dopasowana do programu
- ☐ ilości liczone na realną frekwencję
- ☐ diety i alergeny zebrane w formularzu zapisów
- ☐ oznaczenie alergenów przy potrawach
- ☐ woda dostępna przez cały czas, bez kolejki
- ☐ zasady dotyczące alkoholu i osobna pozycja na fakturze
Logistyka
- ☐ transport na miejsce i powrotny z godzinami odjazdów
- ☐ parking lub miejsce dla autokarów
- ☐ noclegi i lista zakwaterowania
- ☐ szatnia, szczególnie jesienią i zimą
- ☐ oznakowanie dojazdu i terenu
- ☐ udogodnienia dla osób z ograniczoną mobilnością
Uczestnicy i komunikacja
- ☐ informacja „zarezerwuj datę” wysłana z wyprzedzeniem
- ☐ zaproszenie z formularzem zapisów
- ☐ zgody na wykorzystanie wizerunku w formularzu
- ☐ przypomnienie tydzień przed wydarzeniem
- ☐ informacje praktyczne: dojazd, program, dress code, kontakt
- ☐ lista uczestników do rejestracji na miejscu
Formalności i bezpieczeństwo
Tę część najczęściej zostawia się na koniec, a to właśnie ona chroni organizatora, gdy coś pójdzie nie tak.
- ☐ podpisana umowa z jasnym zakresem, anulacją i planem B
- ☐ ubezpieczenie OC organizatora i NNW uczestników
- ☐ atesty i operatorzy przy atrakcjach dynamicznych
- ☐ zabezpieczenie medyczne adekwatne do skali wydarzenia
- ☐ umowa powierzenia danych, jeśli dostawca przetwarza listę gości
- ☐ lista kontaktów awaryjnych: koordynator, obiekt, medyk, przewoźnik
Na co zwrócić uwagę w samej umowie, opisujemy szczegółowo w poradniku umowa z agencją eventową.
Dzień wydarzenia
- ☐ koordynator na miejscu przed dostawcami
- ☐ sprawdzenie prognozy pogody i ewentualne uruchomienie planu B
- ☐ rejestracja gości i identyfikatory
- ☐ harmonogram wydrukowany dla obsługi i prowadzącego
- ☐ apteczka, taśma, nożyczki, ładowarki, zapasowe baterie
- ☐ osoba odpowiedzialna za kontakt z każdym dostawcą
Po wydarzeniu
- ☐ ankieta do uczestników wysłana w ciągu kilku dni
- ☐ podziękowania dla zespołu, gości i partnerów
- ☐ zdjęcia i relacja z uwzględnieniem zgód na wizerunek
- ☐ rozliczenie faktur i porównanie z budżetem
- ☐ spisane wnioski na przyszłość
Pięć punktów, które najczęściej wypadają z głowy
- Szatnia. Przy wydarzeniach od października do marca brak szatni albo zbyt mała liczba wieszaków potrafi zepsuć wejście gości.
- Zapasowe baterie i mikrofon. Awaria mikrofonu w trakcie przemówienia prezesa to klasyka, której łatwo uniknąć.
- Transport powrotny. Organizatorzy dopinają dojazd na miejsce, a o powrocie przypominają sobie w dniu wydarzenia.
- Diety specjalne na miejscu. Samo zamówienie to połowa sukcesu. Druga połowa to oznaczenie dań i poinformowanie obsługi.
- Osoba do kontaktu dla gości. Ktoś, kogo uczestnik może zapytać o wszystko, od toalety po zgubiony telefon.
Jak korzystać z tej listy kontrolnej eventu?
Lista kontrolna eventu działa najlepiej, gdy każdy punkt ma przypisaną osobę i termin. Skopiuj ją do arkusza lub narzędzia do zarządzania zadaniami, dodaj kolumny „kto” i „do kiedy”, a potem regularnie przeglądaj z zespołem. Punkty, które nie dotyczą Twojego wydarzenia, po prostu usuń. Dopisz za to rzeczy specyficzne dla Twojej firmy.
Pamiętaj też, że przygotowanie eventu firmowego to nie tylko odhaczanie zadań. To także decyzje, których żadna lista za Ciebie nie podejmie: jaki klimat ma mieć wydarzenie, co ma poczuć zespół, po co w ogóle się spotykacie. Checklista pilnuje szczegółów, żebyś miał głowę wolną na te najważniejsze pytania.
Checklista imprezy firmowej a współpraca z agencją
Jeśli organizację przejmuje agencja, większość punktów z tej listy jest po jej stronie. Twoja lista zadań organizatora eventu skraca się wtedy do kilku kluczowych decyzji: cel, budżet, lista gości, akceptacja programu i komunikacja wewnątrz firmy. Warto jednak mieć tę checklistę imprezy firmowej pod ręką, żeby na spotkaniach z wykonawcą zadawać właściwe pytania i sprawdzać, czy nic nie umknęło.
Najczęstsze pytania
Tak. Przy kameralnej kolacji dla działu część punktów, na przykład ubezpieczenie atrakcji dynamicznych czy transport autokarem, po prostu odpadnie. Pozostałe, jak diety, termin i informacja dla uczestników, są ważne niezależnie od skali.
Najlepiej jedna osoba koordynująca, która zbiera informacje od innych działów. Gdy listę prowadzi kilka osób naraz, łatwo o sytuację, w której każdy myśli, że dany punkt odhaczył ktoś inny.
Od razu, gdy zapadnie decyzja o organizacji eventu. Pierwsza sekcja, czyli cel, budżet i osoba decyzyjna, powinna być gotowa, zanim zaczniesz rozmawiać z obiektami i dostawcami.
Profesjonalni organizatorzy pracują na własnych, bardzo szczegółowych procedurach. Warto poprosić o wgląd w harmonogram zadań, żeby na bieżąco wiedzieć, co jest już dopięte, a co wymaga Twojej decyzji.
Zdaj się na Mistrzów
Tę listę znamy na pamięć, bo przechodzimy przez nią przy każdej realizacji od ponad 25 lat. Kiedy organizujemy wydarzenie z Tobą, to my pilnujemy kilkuset szczegółów, a Ty dostajesz jasne podsumowania i decyzje do podjęcia. Zobacz, jak organizujemy eventy dla firm, i napisz do nas. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.