Uczestnicy zapomną nazwisko prelegenta, kolor scenografii i dokładną kolejność punktów programu. Ale długą kolejkę do bufetu i wystygnięte danie główne zapamiętają na bardzo długo. Jedzenie to jeden z tych elementów wydarzenia, które rzadko same w sobie zachwycają, za to wyjątkowo łatwo psują ogólne wrażenie. Dlatego catering na event firmowy warto wybierać równie uważnie jak salę, atrakcje czy prowadzącego.
Przez lata organizowania wydarzeń widzieliśmy już wszystko. Bufety, przy których kilkaset osób stało w jednej kolejce. Serwowane kolacje, które trwały trzy godziny i wykończyły cały program. I odwrotnie: proste stacje z grillem, które zrobiły lepszą atmosferę niż niejedna wystawna uczta. Oto, czego nauczyło nas to doświadczenie.
Bufet czy serwowany? Formy serwowania pod lupą
Pierwsza decyzja dotyczy formy. Każda ma swoje zalety i każda sprawdza się w innych warunkach.
| Forma | Kiedy się sprawdza | Na co uważać |
|---|---|---|
| Bufet (szwedzki stół) | integracje, pikniki, eventy z luźnym programem | kolejki przy dużych grupach |
| Kolacja serwowana | gale, jubileusze, eleganckie wieczory | więcej obsługi, sztywny harmonogram |
| Finger food | konferencje, networking, wydarzenia na stojąco | trzeba zamówić odpowiednio dużo |
| Stacje i live cooking | duże eventy, gdy liczy się efekt „wow” | potrzebna przestrzeń i zaplecze |
| Food trucki | plener, pikniki, luźna atmosfera | plan na deszcz i miejsca do siedzenia |
Dylemat bufet czy serwowany najczęściej rozstrzyga charakter wydarzenia. Jeśli ludzie mają się mieszać, rozmawiać i przechodzić między strefami, bufet albo stacje sprawdzą się lepiej. Jeśli wieczór ma mieć uroczysty rytm z przemowami i wręczaniem nagród, kolacja serwowana nada mu odpowiednią oprawę.
Przy bufecie pamiętaj o przepustowości. Jedna linia bufetowa obsługuje realnie około 150 do 200 osób na godzinę. Przy większych grupach potrzebujesz kilku punktów wydawania, najlepiej rozstawionych w różnych miejscach sali lub terenu. Zasada praktyczna jest prosta: nikt nie powinien czekać na jedzenie dłużej niż kwadrans.
Ile jedzenia na osobę zamówić?
To pytanie zadaje sobie każdy organizator. Nie ma jednej odpowiedzi, bo to, ile jedzenia na osobę zamówić, zależy od kilku czynników:
- Pora wydarzenia. Jeśli event zaczyna się o 18:00, ludzie przychodzą głodni po całym dniu pracy. Przerwa kawowa o 10:00 wymaga zupełnie innych ilości.
- Długość programu. Im dłużej trwa wydarzenie, tym więcej posiłków i przekąsek trzeba zaplanować. Przy imprezie do późnej nocy przyda się dodatkowa porcja jedzenia koło północy.
- Aktywność uczestników. Piknik z atrakcjami sportowymi i ruchem na świeżym powietrzu to większy apetyt niż konferencja w klimatyzowanej sali.
- Czy finger food zastępuje posiłek. Na krótkim spotkaniu koktajlowym zwykle przyjmuje się około 10 do 15 kęsów na osobę. Jeśli przekąski mają zastąpić kolację, liczba ta rośnie nawet do 15 do 20.
Dobra firma cateringowa sama przeliczy ilości na podstawie tych informacji. Twoim zadaniem jest dać jej rzetelne dane. Planuj też na realną frekwencję. Na wydarzeniach firmowych część zapisanych osób nie dociera, dlatego warto ustalić z cateringiem ostateczną liczbę gości na kilka dni przed eventem.
Diety i alergeny: temat, którego nie wolno zostawić na koniec
Wegetarianie, weganie, osoby na diecie bezglutenowej, alergicy, uczestnicy, którzy ze względów religijnych nie jedzą określonych produktów. Na każdym większym evencie będzie ich co najmniej kilkoro. Kilka zasad, które chronią przed wpadką:
- zbierz informacje o dietach w formularzu zapisów, a nie w dniu wydarzenia,
- zadbaj, żeby opcja wegetariańska była pełnoprawnym daniem, a nie samą sałatką,
- poproś o czytelne oznaczenie alergenów przy każdej stacji lub pozycji menu,
- przy daniach serwowanych ustal z obsługą, jak oznaczyć talerze z dietami specjalnymi.
Obsługa, zaplecze i napoje
Jakość jedzenia to połowa sukcesu. Druga połowa to obsługa. Przy kolacji serwowanej orientacyjnie przyjmuje się jednego kelnera na 15 do 20 gości. Przy bufecie wystarczy mniej osób, ale ktoś musi na bieżąco uzupełniać potrawy i sprzątać stoły.
Catering potrzebuje też zaplecza: prądu o odpowiedniej mocy, dostępu do wody, miejsca na przygotowanie i wydawanie potraw. W plenerze to często kuchnia polowa i namiot. W obiekcie trzeba sprawdzić, czy w ogóle można wprowadzić zewnętrzny catering. Wiele hoteli i restauracji wymaga korzystania z własnej kuchni albo pobiera opłatę za wniesienie cateringu z zewnątrz. To jedna z rzeczy, o które warto zapytać, zanim podpiszesz umowę na obiekt. Więcej takich pytań zebraliśmy w poradniku jak wybrać salę na event firmowy.
Napoje to osobny rozdział. Woda powinna być dostępna przez cały czas trwania wydarzenia, bez kolejki. Kawa i herbata najlepiej w kilku punktach. Jeśli planujesz alkohol, ustal zasady z wyprzedzeniem i pamiętaj, że wydatki na alkohol nie są kosztem uzyskania przychodu. Warto więc wyodrębnić je na fakturze jako osobną pozycję.
Pytania do firmy cateringowej przed podpisaniem umowy
- Czy możemy zrobić degustację wybranego menu?
- Do kiedy można zmienić liczbę gości i na jakich warunkach?
- Co dokładnie wchodzi w cenę: zastawa, obrusy, obsługa, transport, sprzątanie, wywóz odpadów?
- Jak rozwiązujecie diety specjalne i oznaczanie alergenów?
- Czy firma jest zarejestrowana w sanepidzie jako zakład żywieniowy?
- Jakie macie doświadczenie z wydarzeniami tej wielkości?
- Jaki jest plan na wypadek deszczu przy evencie plenerowym?
- Do której godziny pracuje obsługa i ile kosztują nadgodziny?
Odpowiedzi na te pytania bardzo szybko pokazują, czy firma cateringowa na event ma doświadczenie z dużymi wydarzeniami, czy głównie obsługuje przyjęcia rodzinne. Zwróć też uwagę na to, jak szybko i jak konkretnie odpowiada. Sposób prowadzenia rozmowy przed podpisaniem umowy to dobra zapowiedź tego, jak firma zachowa się w dniu wydarzenia, gdy coś pójdzie nie po planie.
Catering na imprezę firmową w plenerze
Wydarzenia pod gołym niebem dokładają kilka wyzwań. Catering na imprezę firmową w plenerze musi mieć zapewnione chłodzenie produktów w upale, zadaszenie nad stacjami wydawania i miejsca do siedzenia dla części gości. Przy kilkuset uczestnikach potrzebny jest też przemyślany system odpadów, żeby po dwóch godzinach teren nie zamienił się w wysypisko jednorazowych talerzy. Warto rozważyć naczynia wielorazowe lub kompostowalne. Uczestnicy coraz częściej zwracają na to uwagę.
Jak nie przepłacić za catering dla firm
Catering dla firm potrafi pochłonąć nawet jedną trzecią budżetu wydarzenia. Jest jednak kilka sposobów, żeby obniżyć koszt bez rozczarowania gości. Lunch zamiast kolacji, grill i stacje zamiast serwowanego menu, food truck zamiast pełnej obsługi kelnerskiej, rezygnacja z open baru. Szerzej o takich decyzjach piszemy w artykule o tym, jak zorganizować event firmowy z małym budżetem.
Na czym nie oszczędzać? Na ilości jedzenia i wody. Głodni uczestnicy to najszybsza droga do nieudanej imprezy, niezależnie od tego, jak dobre są atrakcje.
Zdaj się na Mistrzów
Przy organizacji wydarzeń catering jest dla nas jednym z elementów całości, a nie osobnym zamówieniem. Dobieramy formę serwowania do programu, liczymy przepustowość, planujemy zaplecze i pilnujemy diet. Dzięki temu jedzenie wspiera atmosferę wydarzenia, zamiast ją psuć. Zobacz, jak organizujemy eventy dla firm, a potem napisz albo zadzwoń. Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24 godziny.